בתקופה בה הפרויקטים הופכים מורכבים מאוד ואספקת שירותים דורשת מגוון יכולות, הוצאת חלק מהפרויקט או אספקת השירותים לקבלן חוץ על ידי הקבלן הראשי הופכת נפוצה. הסיבות לכך רבות ומגוונות וכוללות את הרצון לחסוך משאבים כאשר קבלן המשנה, המומחה יכול לספק את השירותים או להשלים את חלקו בפרויקט בעלויות נמוכות יותר מהעלויות של השלמת פעילות זאת על ידי הקבלן הראשי. כמו כן, המומחיות של קבלן המשנה עשויה לחסוך זמן שהיה נדרש לקבלן הראשי, שאינו מומחה בתחום זה. זמינותו של קבלן המשנה מאפשרת לקבלן הראשי לעמוד בלוחות זמנים ולא להידרש לגיוס כח אדם מקצועי לשם השלמת הפרויקט או לאספקת השירותים.
במקרה בו הקבלן הראשי זוכה במכרז לביצוע של פרויקט גדול או לאספקת שירותים בהיקף נרחב. הקבלן הראשי חותם על הסכם מול הלקוח. בסמוך לחתימה על ההסכם מול הלקוח, הקבלן מתקשר עם קבלן המשנה בהסכם לביצוע חלק מהפרויקט או לאספקת השירותים. בהערת אגב אציין, כי הסכמים בין קבלנים לקבלני משנה דורשים מומחיות וידע של עורך הדין כדי למפות את הסיכונים האפשריים, מנקודת מבטו של הצד אותו הוא מייצג, ולאחר מכן להביא לידי ביטוי את ההגנות הנדרשות לו בהתאם למדיניות הצד ולנתונים נוספים.
לאחר חתימת ההסכם בין הקבלן לקבלן המשנה, הקבלן מצפה להשלמת חלקו של קבלן המשנה בפרויקט או באספקת השירותים בלוחות הזמנים, שקבעו הצדדים ובהתאם לדרישות שהוגדרו בהסכם ואילו קבלן המשנה מצפה לקבלת התמורה מהקבלן הראשי במועדים שנקבעו בהסכם.
לא פעם קבלן המשנה יעמוד בקשר רציף עם הלקוח במהלך ביצוע חלקו בפרויקט או אספקת השירותים וזאת ללא כל התערבות של הקבלן הראשי.
קיים חשש שלאחר אספקת השירותים או ביצוע הפרויקט על ידי קבלן המשנה, קבלן המשנה לא יקבל את התמורה לה התחייב הקבלן הראשי. קיימות לכך מספר סיבות והנפוצה בהן היא כאשר קיימות טענות לקבלן הראשי או ללקוח (שהציגן לקבלן הראשי), שהפרויקט לא הושלם כראוי או שביצוע השירותים לא הושלם או לא הושלם בהתאם להסכמות.
סיבה נוספת לאי תשלום התמורה לקבלן המשנה היא, שהקבלן הראשי נקלע להליכי חדלות פרעון. הליכים אלו אינם מאפשרים לחברה להמשיך ולהוציא כספים לתשלום לנושים מסוימים, לרבות קבלן המשנה, בעוד שנושים אחרים אינם מקבלים את הסכומים המגיעים להם. במצב זה, קבלן המשנה צריך להגיש תביעת חוב לבעל התפקיד שמונה לחברה ולקוות שיזכה לקבל חלק מהסכומים, שהוא זכאי להם. בפועל, מההיכרות עם התחום ניתן לציין שבדרך כלל התשלומים אינם מתקבלים במלואם וככל שתביעת החוב מאושרת מקבלים את הסכומים תקופה ארוכה לאחר הגשת תביעת החוב. לכן, קבלן המשנה ירצה למצוא כיס עמוק ממנו יוכל להיפרע. בפרויקטים גדולים ומשמעותיים קבלן המשנה מנסה את מזלו ופונה ללקוח ודורש ממנו לשלם את התמורה המגיעה לו בהתאם להסכם בין הקבלן הראשי לקבלן המשנה.
במקרה שהגיע לבית המשפט נדון מקרה בו הקבלן הראשי עסק בתכנון וביצוע של פרויקטים וזכה במכרז לביצוע תשתיות תת קרקעיות וסלילה בעיר כרמיאל. הקבלן הראשי התקשר עם קבלן המשנה לביצוע עבודות של התקנת מעקות בטיחות מעל הקירות בפרויקט. קבלן המשנה השלים את העבודות, העבודות אושרו ואולם התשלום לא התקבל אצלו. לכן, החליט קבלן המשנה לתבוע את הלקוח, כאשר אין מערכת חוזית בין הלקוח לקבלן המשנה.
באותו מקרה קבע בית המשפט, כי אין די בחילופי מסרים בין קבלן המשנה לבין הלקוח כדי לקבוע, שהצדדים התקשרו בהסכם מחייב אלא יש להוכיח, שהייתה הצעה שנתן צד אחד והצד השני קיבל את ההצעה. כלומר, בוחנים האם הייתה "גמירות דעת" כלומר, הצדדים אכן התכוונו להתקשר בהסכם. לאחר בחינה זאת עוברים לבחון האם מתקיימת דרישת ה"מסוימות" כלומר, האם ניתן להסיק ממכלול הנסיבות כי חל מפגש רצונות ביחס לתנאים המהותיים והחיוניים של העסקה.
בעניין קבלן משנה קובע חוק חוזה קבלנות, התשל"ד-1974, שחוזה קבלנות הוא חוזה בו הקבלן אינו העובד של המזמין. כמו כן, הקבלן חייב לבצע את העבודה והמזמין חייב לשלם את התמורה. אולם במקרה בו קיים מזמין, קבלן ראשי וקבלן משנה מדובר על שתי התקשרויות נפרדות האחת בין המזמין לקבלן הראשי והשניה בין הקבלן הראשי לקבלן המשנה. ככלל, הנחת המוצא היא שהקבלן הראשי הוא אשר חייב בתשלום התמורה לקבלן המשנה, למעט מקרים בהם קיימת הסכמה מפורשת בין שלושת הצדדים. בעבר הובא מקרה בפני בית משפט בו בהסכם בין המזמין לקבלן הראשי הייתה למזמין הזכות לשלם ישירות לקבלן המשנה. באותו מקרה, קבע בית המשפט שאין באפשרות הקיימת בידי המזמין כדי להטיל עליו חובה להשתמש בה וליצור חיוב לתשלום לקבלן המשנה. הדבר נכון גם למקרה בו המזמין פיקח ישירות על ביצועי הקבלן הראשי וקבלן המשנה.
חשוב לדעת, כי פסיקת בתי המשפט מכירה בכך שהקבלן הראשי המתקשר בהסכמי גב-לגב עם הלקוח ועם קבלן המשנה כשלוח של קבלן המשנה לגביית הכספים המגיעים לו עבור השירותים או העבודות שביצע.
במקרה שפורט לעיל, בית המשפט סבר שלא הייתה כוונה ליצירת התקשרות ישירה בין הלקוח לבין קבלן המשנה היות שלא היה מסמך ישיר ביניהן המלמד על היקף העבודות, שהוסכם שקבלן המשנה יבצע עבור הלקוח, תנאי התשלום והתמורה בעבור העבודות. בית המשפט הסיק שאין ללמוד מהעברת כספים מהלקוח לקבלן המשנה, שנכרת ביניהן הסכם, שכן הדבר קרה בשל הקשיים הכלכליים אליהם נקלע הקבלן הראשי ולכן העדיפו הצדדים להעביר כספים ישירות מהלקוח לקבלן המשנה.
בית המשפט הביע פליאה על כך שבהיקף עבודות של מיליון ₪ קבלן המשנה לא נקט במשנה זהירות כאשר המשיך לבצע את העבודות במשך חודשים רבים עבור הלקוח כאשר אינו יוצר עמו הסכם מחייב והסתמך על קבלת שני תשלומים בלבד מהלקוח, לפי בקשת הקבלן הראשי.
חשוב מאוד, שכולנו נלמד מדברים אלה, ומטעויותיו של קבלן המשנה במקרה שהוצג, וגם במקרה בו הלקוח הראשי נקלע לקשיים ורוצים לייצר קשר ישיר עם הלקוח, נעלה על הכתב את ההסכמות אליהן הגענו עם הלקוח ונוודא שההסכם נחתם כדין בטרם התחלת אספקת שירותים או ביצוע פרויקט או עבודה עבור הלקוח, שאחרת אנו עשויים למצוא עצמנו במצב בו הוצאו סכומים נכבדים, הושקעו שעות עבודה רבות ואין תמורה בצדם.