חברות רבות בארץ ובחו"ל הפכו לשיטת פעולה ומדיניות את מיקור החוץ (outsourcing) של פרויקטים, בין לצרכי החברה עצמה ובין לצרכי לקוחותיה. מיקור חוץ פירושו הוצאת פעולות שאינן בבסיס פעילות החברה לביצוע על ידי חברה או חברות אחרות (להלן – "חברת מיקור החוץ").
מדוע בעצם לפנות לחברת מיקור חוץ במקום השלמת הביצוע בתוך החברה? נתייחס לכך להלן אך בקליפת אגוז, ניתן לומר, כי סיבה מרכזית לכך היא, שזה נראה טוב באקסלים בהשוואה לעלויות ביצוע הפרויקט בתוך החברה ושלטווח קצר מיקור חוץ אמור להשיא פירות נאים. מיקור חוץ מעצם מהותו טומן בחובו סיכונים רבים (לעיתים בלתי הפיכים) ולהלן אסקור בפניכם בקצרה את האפשרויות המרכזיות למניעה או לכל הפחות לצמצום סיכונים אלו. נתחיל.
מיקור חוץ של פרויקט או חלק ממנו מגיע לעולם עקב החלטה של חברה, שמסיבות שונות כגון: יעילות כלכלית, ידע או ניסיון ספציפי שחסר בחברה ועוד סיבות, יהיה נכון יותר להעביר את הביצוע לחברה אחרת, היא חברת מיקור החוץ. ואולם כאשר כדוגמה החברה מקבלת החלטה להוציא למיקור חוץ פרויקט של הקמת מערכת ניהול משאבי האנוש קיימים סיכונים הנוגעים למילוי הוראות החוק ודיני הגנת הפרטיות החלים בטריטוריות השונות בעולם ומתהוות בימים אלו בצד חשש שהמידע שנחשף לחברת מיקור החוץ יעבור לידי מתחריה של החברה.
לעומת זאת, כאשר אנו מוציאים לחברת מיקור החוץ חלק מפרויקט של לקוח של החברה שלנו אנו מקבלים החלטה בעלת סיכונים שונים בתכלית. הסיכונים כוללים: הפרת חובת סודיות כפי שהתחייבנו בהסכם מול הלקוח שלנו וחיובים נוספים שנטלנו על עצמנו, שלא תמיד עולים בקנה אחד עם מיקור חוץ. ואולם מעבר לכך קיים גם סיכון כספי עצום. דמיינו חברה בינלאומית אשר התחייבה לבצע פרויקט עבור לקוח בשווי של 20 מיליון דולר והיא מוציאה לחברת מיקור החוץ חלק קטן מהפרויקט בשווי חצי מיליון דולר. רגע העליה לאוויר מגיע ו…המערכת לא מממשת את הפונקציונליות (בשל אי מימוש פונקציונליות על ידי חברת מיקור החוץ בחלק שהועבר לביצועה) כאשר הסנקציה בהסכם מול הלקוח היא קנס יומי גבוה (לעיתים בשיעור של מאות אלפי דולרים ויותר), שהחברה לא יכלה "להעביר" במלואו כפיצויים עונשיים בהסכם של החברה מול חברת מיקור החוץ. במקרה כזה, הוצאת הפרויקט לביצוע חברת מיקור החוץ תגרום לחברה לשלם את הקנסות היומיים ללקוח עד שהמערכת שנרכשה ממנה תממש את מלוא הפונקציונליות, מה שתלוי ביכולת של חברת מיקור החוץ לתקן את החלק שהיה נתון לביצועה. יש לזכור, כי התמשכות הזמן בו הפרויקט לא מושלם ולא ממש את כל הפונציונליות שעליה הוסכם בין החברה ללקוח, יכול להוביל לכך שהעיסקה תהפוך ללא רווחית ואף להפסדית. אם לא די בכך הרי שקיים סיכון נוסף, במיקור חוץ שלא צולח, שהרי הוא טומן בחובו גם חשש לאובדן של הלקוח בשל אכזבתו מהמערכת שסופקה לו ואובדן הזדמנויות פוטנציאליות להרחבת השירותים שיסופקו לו בעתיד.
סיכון נוסף, שלא תמיד נותנים עליו את הדעת, אם במסגרת מיקור החוץ חברת מיקור החוץ לומדת ומכירה לעומק את תכולת מוצרי החברה וקיים סיכון של תחרות ישירה של חברת מיקור החוץ בעסקי החברה שהוציאה את הפרויקט לביצוע ולצערנו, סיכון זה הפך ממשי לא פעם נתקלתי במקרים כגון אלו גם במקרים של חברות IT מובילות.
אז בתמצית, מה עושים?
ראשית, בודקים טוב טוב האם החלופה של הוצאת הפרויקט לחברת מיקור חוץ עולה ביתרונותיה על פיתוח וביצוע פנימי. בדיקות אלו, חייבות לצאת מהאקסלים וממעגל הכסף הקטן ולערוך הערכת סיכונים למכלול העניינים הכרוכים בעסקה.
כמו כן, בודקים את ההגבלות החוקיות ואת החקיקה החלה על ההתקשרות במיוחד את נושא הגנת הפרטיות התופס תאוצה בעולם.
במקרה בו אנו מוציאים למיקור חוץ, חלק מפרויקט אליו התחייבנו ללקוח שלנו עלינו לבחון בשבע עיניים את ההסכם מול אותו לקוח, טרם התקשרות עם חברת מיקור החוץ, ולוודא, שאנו לא מפרים את ההסכם עם הלקוח בשל הוצאת חלק מביצועו לצד שלישי.
החלטתם לצאת למיקור חוץ? חייבים לבנות הסכם ספציפי לפרויקט (אל תשתמשו בטמפלטים שהיו נכונים לזמנים ולעיסקה שנערכה לפני שנים). הסכם זה צריך לכלול הגנות רבות ולהיכתב לאחר מחשבה ודיון בין עורך הדין המייצג לבין הגורמים האמונים על מיקור החוץ, על הקשרים עם הלקוח של החברה ועוד גורמים בחברה.
החלטה לצאת למיקור חוץ לא חייבת להיות טוטאלית ומיידית. בהסכמים שערכתי עבור לקוחותיי בנינו מנגנונים שונים כדי לבחון את עבודת חברת מיקור החוץ ואפשרויות יציאה.
זכרו, שמיקור חוץ לא משאיר אתכם מחוץ לתמונה אלא מעביר אתכם לכיסא המפקח. עליכם להיות מעורבים בכל שלב ולבנות את ההסכם בצורה מתאימה, להבין כאשר קשיים צצים עוד בשלבים מוקדמים כדי לנסות ולפתור אותם.
ואחרון חביב – תמיד להשאיר סכום כסף לתשלום לאחר בדיקת הפרויקט בחברה ואישורו.
ליצירת קשר באמצעות הוואצאפ